Bestuurssecretaresse

Ben jij de duizendpoot met een frisse, open blik en integere persoonlijkheid?  

Omdat een van de huidige bestuurssecretaresses doorstroomt naar een andere uitdagende functie, ontstaat er op het bestuurssecretariaat een mooie vacature. Maak jij ons team weer compleet? 

Bestuurssecretaresse  
(36 uur)  

Het team 
Als bestuurssecretaresse ondersteun je twee leden van het college van Burgemeester en Wethouders op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Dat doe je in nauwe samenwerking met je drie collega-bestuurssecretaresses. Als team vullen jullie elkaar aan en helpen jullie elkaar daar waar nodig. Hierdoor ben je goed op de hoogte van wat er in de gemeente en in de organisatie speelt. 

Wat doe jij?
 Als bestuurssecretaresse ondersteun je twee wethouders op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Jij zorgt ervoor dat zij hun rol optimaal kunnen vervullen en hun tijd efficiënt en effectief kunnen inzetten. Dit doe je door alle correspondentie slim te organiseren en agenda’s af te stemmen. Je filter informatie op prioriteit en inhoud en creëert overzicht. Je speelt in op ad hoc situaties en bewaakt deadlines. Je plant en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Je kijkt ook kritisch mee in processen en bent pro actief als het gaat om aandragen van verbeteringen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het plannen van afspraken met de wethouders. Iedereen weet jou te vinden, zowel interne collega’s als de buitenwereld benaderen jou voor het inplannen van afspraken. De diversiteit aan mensen waarmee je werkt is groot en hier word jij blij van. 

Jouw werkweek  
Het klinkt cliché, maar geen dag is hetzelfde. Je weet nooit wat je te wachten staat en al is je to-do lijst nog zo lang, je weet van aanpakken. Je hebt de lead in het agendabeheer van twee wethouders. Je bereidt afspraken voor door ervoor te zorgen dat de vergaderstukken compleet zijn, maar ook door het reserveren van de juiste ruimte, materialen en IT faciliteiten. Je bent de wethouders meestal een stapje voor met al hun vragen. Complexe agenda’s managen vind je een uitdaging. Je denkt mee en pakt proactief verzoeken op die via de mail binnenkomen.  

Een collega aan het woord  
“Als bestuurssecretaresse bij de gemeente ervaar ik dagelijks de afwisseling van het werk, waarin ik actief meewerk aan verschillende projecten en processen die echt impact hebben op de samenleving. Ik werk in een fijn, collegiaal team van secretaresses, waarbij samenwerking en onderlinge steun centraal staan. Dankzij korte lijntjes met de bestuurders kan ik snel schakelen. Er is volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. De gemeente biedt verschillende mogelijkheden om mezelf verder te ontplooien, of het nu gaat om het volgen van trainingen of het opdoen van nieuwe kennis en ervaring. Het zorgt ervoor dat ik niet alleen professioneel groei, maar ook enthousiast blijf over de afwisselende taken die ik dagelijks op mijn ‘bord’ krijg. Ik heb veel vrijheid om mijn talenten in te zetten en te groeien in een team waar plezier en professionaliteit hand in hand gaan.” Irma Neggers – Bestuurssecretaresse  

Kennis & kwaliteiten  

• Je hebt minimaal een MBO+ werk- en denkniveau. Je bent communicatief zeer sterk en hebt MS Office goed in de vingers. 
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in je rol op een hoger managementniveau. 
• Je hebt bij voorkeur ook ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en/of een grote organisatie. 
• Je bent flexibel in je beschikbaarheid; Als buiten jouw werktijden momenten zijn waarbij jouw aanwezigheid of inzet gewenst is, dan vind je geen probleem.  
• Je bent stressbestendig en diplomatiek.  
• Je bent proactief, hebt een vooruitziende blik en bent de wethouders daardoor vaak een stapje voor. 
• Altijd een stap vooruitdenken en het overzicht bewaren zijn vaardigheden die je goed ontwikkeld hebt in jouw loopbaan. 
• Jij bent een organisatietalent pur sang met een frisse, open blik en integere persoonlijkheid.

In verband met de bezetting van het team zoeken we een collega die in ieder geval op vrijdag werkt, overige werkdagen zijn in overleg.  

Dit bieden wij jou  
De functie is ingedeeld in schaal 8. Dit is minimaal € 3.052,-- en maximaal € 4.297,-- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband). De inschaling vindt marktconform plaats op grond van opleiding en ervaring, eventueel in een aanloopschaal. Daarnaast heeft de gemeente goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder het Individueel Keuzebudget (IKB 17,05% van het brutosalaris), reiskostenvergoeding, fietsplanregeling en de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen door opleidingen en trainingen.   

Deze functie wordt in eerste instantie voor een jaar ingevuld. Zijn we daarna allebei tevreden? Dan gaan we samen verder en krijg je een dienstverband voor onbepaalde tijd. 

Heb je nog vragen? 
Neem voor meer informatie over de inhoud van de functie contact op met Irma Neggers, Bestuurssecretaresse, bereikbaar via 077 – 477 9410. Voor informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Nathalie Leenen, Corporate Recruiter. Je kunt haar bereiken via 06-81 96 26 93. 

Het sollicitatieproces
Is deze functie echt iets voor jou?  Stuur ons dan uiterlijk 19 maart een motivatie en cv via bovenstaande sollicitatiebutton.

Zet alvast in je agenda 

De  1e gesprekken vinden plaats op 24 maart in de middag en de 2e gesprekken op 26 maart in de middag.

Horst aan de Maas dat zijn wij 
Een tikje verlegen, bescheiden en nuchter. Harde werkers, die weten wat ze hebben bereikt, maar soms nog te weinig stilstaan bij hoe bijzonder dat eigenlijk is. Horst aan de Maas is geboren op het snijvlak van veen, zand en klei. In de afgelopen 100 jaar is Horst aan de Maas uitgegroeid tot een van de meest welvarende en gelukkige gemeentes van Nederland. Misschien zelfs wel van de wereld. En dat hebben we te danken aan onze grootouders. Zij hebben Horst aan de Maas getransformeerd; van slechte grond, naar agrarisch koploper van de wereld. Hoe? Door samen aan te pakken. Met vindingrijkheid en hard werken. Wij zijn aanpakkers en zorgen er samen voor dat we toewerken naar een gezonde, duurzame en veilige samenleving waar we met elkaar leven, wonen en werken. 16 hechte dorpen met trotse inwoners, waar het fijn is om op te groeien en waar je gezond en gelukkig oud kunt worden. Nu en in de toekomst.